Что такое легализация?
Это способ подтверждения того, что документы, составленные за рубежом, соответствуют законодательству государства их происхождения.
Для чего она нужна?
Легализация необходима для того, чтобы документы, составленные на территории одной страны, принимались государственными органами другой страны к рассмотрению на своей территории.
Есть ли альтернатива легализации?
Если законодательство общающихся между собой государств или положения международных договоров, в которых они участвуют, отменяют процедуру легализации, то легализация документов не требуется. Альтернативой легализации может быть проставление Апостиля – гораздо менее хлопотный процесс, осуществляемый в общении между странами – участницами Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 5 октября 1961 года (широко известна под названием «Гаагская конвенция 1961 года»).
Необходимо ли легализовать документы, составленные государственными органами КНР или при их участии?
Упоминавшаяся нами «Гаагская конвенция 1961 года» для Российской Федерации вступила в силу 31 мая 1992 года, а КНР к ней пока (по состоянию на 2006 год) не присоединилась. Поэтому, документы, составленные официальными органами КНР или при их участии, прежде чем использоваться в России обязательно должны пройти процедуру легализации. В противном случае эти документы не могут приниматься к производству российскими государственными органами, а, следовательно, и иными организациями или частными лицами, которые заботятся о том, чтобы иметь у себя на руках иностранные документы, обладающие законной силой в России.
В чем заключается процедура легализации?
Процедура легализации представляет собой подтверждение подлинности подписи должностного лица иностранного государства и печати иностранного государственного учреждения на документах, предназначенных для использования на территории другого государства.
Где легализовать документы, составленные властями КНР?
Документы, составленные государственными органами КНР или при их участии, и предназначенные для использования в России, легализуются в консульских учреждениях Российской Федерации в КНР.
Какова процедура легализации документов, составленных властями КНР, для использования в России?
А). Имея на руках документ, составленный властями КНР, гражданин должен, прежде всего, заверить его и перевод документа на русский язык у китайского нотариуса по месту своего пребывания.
Б). Затем, с нотариально заверенным документом, он или его представитель должен прибыть в Отдел легализации документов Канцелярии по иностранным делам провинции, в которой работает нотариус (либо в Отдел легализации документов МИД КНР). В Канцелярии по иностранным делам (либо МИДе КНР) на нотариально удостоверенном документе будет поставлена печать и подпись должностного лица.
В). После этого, гражданин или его представитель должен прибыть с легализуемым документом в консульское учреждение России в КНР. Например, если, документ составлялся и заверялся на территории провинций Хэйлунцзян, Цзилинь или Ляонин, то в генеральное консульство России в г. Шэньяне; если в г. Шанхае – то в генеральное консульство России в г. Шанхае; если в другой провинции КНР или в Пекине – то в Посольство России в КНР.
Российское консульское учреждение свидетельствует подлинность подписи должностного лица и печати официального учреждения КНР на документе, подписью российского консула и печатью консульского учреждения. После этого документ должен приниматься к делопроизводству всеми учреждениями и гражданами на территории Российской Федерации.
Какова процедура легализации документов, составленных властями России, для использования в КНР?
А). Имея на руках документ, составленный российскими властями, гражданин должен, прежде всего, заверить его и перевод документа на китайский язык у российского нотариуса по месту своего пребывания.
Б). Затем, с нотариально заверенным документом, он или его представитель должен прибыть в находящуюся в Москве Федеральную регистрационную службу Министерства Юстиции России (г.Москва, ул. Большой Каретный переулок, д. 10-а), где ему будет поставлена печать и подпись должностного лица Министерства юстиции.
В). После этого гражданин с легализуемым документом должен прибыть в Консульский департамент МИДа России (г. Москва, ул. Неопалимовский переулок, д. 12), где будут сделаны соответствующие заверительные подписи и проставлена печать.
Г). И, наконец, гражданин должен посетить Консульский отдел Посольства КНР в Москве. Китайское консульское учреждение заверит подлинность подписи должностного лица и печати Консульского департамента МИДа России на документе, подписью китайского консула и печатью консульского учреждения. После этого документ должен приниматься к делопроизводству всеми учреждениями и гражданами на территории Китайской Народной Республики.
Что будет, если не соблюсти требования легализации?
На территорию России или Китая (в зависимости от того, кто выдал и как вы собираетесь использовать документ) поступит не легализованный документ. Он не будет признаваться действительным и не будет приниматься к рассмотрению официальными органами и учреждениями.
Какие документы подлежат легализации?
Легализации подлежат документы, составленные органами власти государства происхождения документа или при их участии, документы об образовании и т.п.
Какие документы не подлежат легализации?
Согласно «Положению о консульской легализации» МИДа России, не могут быть легализованы документы, противоречащие законодательству России или могущие своим содержанием нанести ущерб России, а также: Паспорта или заменяющие их документы; военные билеты; трудовые книжки; удостоверения личности; водительские удостоверения; документы имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу; соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении работ и расчетов по этим договорам; таможенные декларации и т.п.).
На территории России не легализуются документы, составленные в КНР и ввезенные в Россию без легализации, а в российских консульствах в КНР не легализуются российские документы, составленные в России и ввезенные в Китай без легализации.
И все-таки, может ли быть легализована копия паспорта?
Нет. Законное основание этому следующее: Консульский устав СССР (в редакции Указа Президиума ВС СССР от 11.02.1981 г. № 3908-х) (действующий на момент написания статьи в 2006 г.) в ст. 55 главы IV определяет: «Порядок консульской легализации устанавливается Министерством иностранных дел СССР».
Министерством иностранных дел в п. 22 раздела IV Положения о консульской легализации определено, что паспорта и заменяющие их документы не подлежат легализации.
Что делать если некий чиновник требует легализованную копию паспорта?
В этом сложном случае возможны различные варианты:
А). Объяснить чиновнику, что в соответствии со ст. 55 главы IV Консульского устава СССР (в редакции Указа Президиума ВС СССР от 11.02.1981 г. № 3908-х) (ныне действующего) и п. 22 раздела IV Положения о консульской легализации МИДа России (зарегистрировано в Минюсте) он не может требовать от вас действия, прямо запрещенного имеющим силу нормативным актом (на 2006 год).
Б). Всегда существует возможность «воспользоваться бардаком», поэтому можете предложить чиновнику обойтись нотариально заверенной копией паспорта.
Дело в том, что еще до декабря 2003 года в России действовал нормативный акт, вполне логично запрещавший нотариусам заверять ксерокопии паспортов и заменяющих их документов: Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», пункт 3 которого гласил: «Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, комсомольского, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается».
8 декабря 2003 г. статья 26 Федерального закона от N 169-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР» отменила эту норму: «Со дня вступления в силу настоящего Федерального закона абзац первый пункта 3 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1983, N 32, ст.492) на территории Российской Федерации не применяется».
По мнению Федеральной нотариальной палаты – это устранило разночтение законодательства РФ и создало основу для заверения нотариусами копий паспортов. Но реально было внесено еще одно смятение в логику российского законодательства, ведь если нотариально заверенная копия паспорта имеет силу оригинала, то неужели по нотариально заверенной копии паспорта можно приобретать авиабилеты и пересекать границу? Или не каждый нотариально заверенный документ обладает одинаковой силой? Нотариус свидетельствует верность копии всего паспорта или только выписки из него? Если только выписки то, на каком основании он нарушает целостность документа, который во многих случаях несет и иные сведения о личности человека, нежели те, что находятся на первой странице паспорта? Однако, скорее всего чиновник с которым вы будете общаться не будет вдаваться во все эти тонкости и может согласиться на «нотариально заверенную копию».
В). Альтернативой может быть предложение предъявить чиновнику при предъявлении документов оригинал и ксерокопию паспорта. Это предложение будет в духе российского законодательства, так как, например, Федеральный закон от 08.08.2001 г. N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (с изменениями от 23 июня, 8 и 23 декабря 2003 г., а также 2 ноября 2004 г.) в статье 22.1, определяющей порядок представления документов при государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, гласит, что «при предоставлении документов верность копии документа, представляемой при указанной государственной регистрации, должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке, за исключением случая, если заявитель представляет ее в регистрирующий орган непосредственно и представляет одновременно для подтверждения верности такой копии соответствующий документ в подлиннике».
Г). Еще одна, весьма слабая, возможность состоит в том, что сотрудники МИДа, занимающиеся легализацией, могут оказаться недостаточно подготовленными.
Подлежит ли легализации в подлиннике или в копии паспорт иностранного гражданина?
Нет. Отчасти по названным выше причинам, отчасти потому, что пункт 1 статьи 10 Федерального закона от 25.07.2002 года № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» (с изменениями от 30 июня, 11 ноября 2003 г., 22 августа, 2 ноября 2004 г.) определяет, что «документами, удостоверяющими личность иностранного гражданина в Российской Федерации, являются паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина». Ни о каких копиях или легализациях в нем речи нет.
Можно ли обжаловать отказ в легализации документа?
Отказ в легализации документов можно обжаловать в Консульском департаменте МИДа или в суде.
Может ли нотариально заверенный перевод на русский язык подменить собой легализацию этого документа?
Нет. Нотариальное свидетельство верности перевода лишь свидетельствует о том, что перевод выполнен квалифицированным переводчиком, оно ни какого отношения к содержанию документа не имеет. Однако, при столкновении с неграмотным чиновником, которому «нужна только печать» и такое может сойти.
Если легализованный документ не переведен на русский язык, можно ли его перевести постфактум?
Да. Если вы легализовали документ, но не перевели его, вы можете выполнить перевод позднее, уже на территории страны, для использования в которой предназначен этот документ, и нотариально заверить перевод уже легализованного документа.
